Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Für den technischen Betrieb des Onlineportals Wohn365, die Bereitstellung von Benutzerkonten und die Verarbeitung im eigenen Verwaltungsbereich:

Christian Pieper
An der Allee 2
26845 Nortmoor
Deutschland
E-Mail: info@wohn365.de

Andere Hausverwaltungen: Soweit eine andere Hausverwaltung Wohn365 für ihre eigenen Mietobjekte einsetzt und Zwecke und Mittel der Mietverwaltung selbst festlegt, ist diese Verwaltung für die betreffenden mietbezogenen Verarbeitungsvorgänge grundsätzlich selbst datenschutzrechtlich verantwortlich. Deren Kontaktdaten erhalten Betroffene bei der jeweiligen Verwaltung. Die datenschutzrechtlichen Rollen und gegebenenfalls erforderlichen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen sind vertraglich gesondert festzulegen.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Abhängig von Benutzerrolle und genutzten Funktionen können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten wie Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdaten sowie Angaben zu Bewohnern und Eigentümern, soweit eingegeben.
• Benutzerkonten, Zugriffsberechtigungen, gesicherte Kennwortprüfwerte, Sitzungen und technische Nutzungsprotokolle.
• Immobilien-, Wohnungs- und Mietvertragsdaten, Ein- und Auszugsdaten, Zahlungen, Nebenkosten, Kautionen und gegebenenfalls Darlehensangaben.
• Hochgeladene Dokumente, Vertragsunterlagen, Bilder und Dateien, Nachrichten, Reparaturmeldungen und Tickets.
• Freiwillig eingegebene Verbrauchsdaten, Termine, Mitteilungen, Nachbarschaftsinformationen und Zufriedenheitsrückmeldungen.
• Technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Zugriffszeit, angeforderte Ressource, Browser-/Geräteinformationen und Fehlerprotokolle, soweit beim Betrieb anfallend.

Bitte keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensible Inhalte in Tickets oder Nachrichten eingeben, soweit sie für die Bearbeitung nicht erforderlich sind.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden zur Bereitstellung und Absicherung des Portals, zur Authentifizierung, zur Durchführung und Dokumentation von Miet- und Verwaltungsverhältnissen, zur Kommunikation, zur Bearbeitung von Anliegen, zur Erstellung von Auswertungen und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten genutzt.

• Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO: soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO: soweit gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: insbesondere zur IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr, sachgerechten Bearbeitung von Verwaltungsanliegen sowie zur Wahrung und Durchsetzung berechtigter Ansprüche, sofern Interessen und Grundrechte Betroffener nicht überwiegen.
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO: bei Funktionen, die eine wirksame Einwilligung voraussetzen, etwa freiwillig freigegebene Nachbarschaftskontakte oder Bilder; erteilte Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden.

Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall einschlägig ist, richtet sich nach der jeweiligen Funktion und dem konkreten Verhältnis zwischen Verwaltung und betroffener Person.

4. Benutzerkonto, Anmeldung und Speicherungen im Browser

Für die Anmeldung verwendet Wohn365 ein technisch notwendiges Sitzungscookie namens wohn365_session. Es ist nach aktuellem Anwendungsstand als HttpOnly, SameSite=Strict und bei HTTPS mit Secure konfiguriert; seine maximale Laufzeit beträgt acht Stunden. Es ermöglicht die Zuordnung des Zugriffs zu einem angemeldeten Benutzer. Beim Abmelden wird die Sitzung serverseitig beendet.

Die hierfür notwendige Speicherung beziehungsweise der Zugriff im Endgerät erfolgt zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Anmeldedienstes gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für die anschließende personenbezogene Datenverarbeitung gelten die vorstehend genannten Rechtsgrundlagen der DSGVO.

Bei technischen Aktualisierungen können Browser vorübergehend zwischengespeicherte Dateien wie HTML, CSS oder JavaScript vorhalten. Nach aktuellem geprüften Programmstand ist keine Werbe- oder Verhaltensanalyse in das Wohn365-Portal integriert.

5. Hosting und technische Sicherheit

Wohn365 wird auf einem STRATO-VPS mit Betriebssystem Ubuntu und Webserver Nginx bereitgestellt. Hostingdienstleister ist die STRATO GmbH. Die für den Serverbetrieb erforderlichen technischen Verbindungsdaten können dort beziehungsweise auf dem betriebenen Server verarbeitet werden. Es kommen verschlüsselte HTTPS-Verbindungen und rollenabhängige Zugriffsberechtigungen zum Einsatz.

Zur Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen können Server- und Sicherheitsprotokolle geführt werden. Außerdem werden Sicherungen erstellt, um die Verfügbarkeit und Integrität der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Aufbewahrungsdauern richten sich nach dem tatsächlichen Sicherungs- und Löschkonzept; sie sind regelmäßig auf das Erforderliche zu begrenzen.

Informationen von STRATO zur Auftragsverarbeitung: STRATO AVV.

6. Zugriff durch Nutzer und weitere Empfänger

Der Zugriff richtet sich nach der jeweils zugeordneten Benutzerrolle, Verwaltung, Immobilie und Berechtigung. Mieter erhalten grundsätzlich nur Zugriff auf die ihnen freigegebenen Vorgänge und Unterlagen; Verwaltungen bearbeiten die Daten in ihrem jeweiligen Verwaltungsbereich. Bei berechtigten Anliegen kann eine Übermittlung an beauftragte Handwerksbetriebe, Dienstleister oder Berater erforderlich sein, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage vorliegt.

Zur technischen Bereitstellung werden Daten gegebenenfalls von Hosting- und E-Mail-Dienstleistern verarbeitet. Sofern automatisierte E-Mails, etwa zum Zurücksetzen von Kennwörtern, versendet werden, werden dafür mindestens Empfängeradresse und die erforderlichen Nachrichteninhalte verarbeitet. Der konkret eingesetzte Maildienst und dessen Vertragsgrundlage sind anhand der tatsächlichen Serverkonfiguration zu prüfen.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken ist nicht vorgesehen. Soweit zukünftig Dienste mit Drittlandübermittlungen eingesetzt werden, müssen diese rechtlich bewertet und hier vor Inbetriebnahme ergänzt werden.

7. Herkunft der Daten und Bereitstellung

Die Daten können unmittelbar von der betroffenen Person stammen oder durch den Vermieter, eine berechtigte Hausverwaltung beziehungsweise einen von ihr autorisierten Mitarbeiter eingetragen werden. Pflichtangaben werden benötigt, soweit sie für die jeweilige Vertrags- oder Verwaltungsfunktion erforderlich sind. Ohne notwendige Angaben können einzelne Portalfunktionen unter Umständen nicht bereitgestellt werden. Freiwillige Angaben müssen nicht gemacht werden.

Falls Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben werden, sind auch die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO im konkreten Verwaltungsverhältnis zu beachten.

8. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die dargestellten Zwecke und die geltenden gesetzlichen Pflichten notwendig ist. Nach Beendigung eines Mietverhältnisses können bestimmte Unterlagen und Zahlungsinformationen insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen weiterhin erforderlich sein. Die Löschung eines Benutzerkontos bedeutet daher nicht zwingend, dass sämtliche mietrechtlich aufzubewahrenden Nachweise sofort gelöscht werden können.

Für Backups, Systemprotokolle und einzelne Datenkategorien sind verbindliche konkrete Löschfristen im betrieblichen Löschkonzept festzulegen. Anfragen zur Löschung können an info@wohn365.de gerichtet werden.

9. Betroffenenrechte

Betroffene können nach Maßgabe der DSGVO Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und gegebenenfalls Datenübertragbarkeit (Art. 20) verlangen. Gegen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f beruhende Verarbeitungen besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Einwilligungen können nach Art. 7 Abs. 3 jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen bitte an info@wohn365.de. Wenn es um Daten geht, für die eine andere Verwaltung verantwortlich ist, kann die Anfrage auch unmittelbar an diese gerichtet werden.

Beschwerderecht: Betroffene haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). In Niedersachsen ist dies Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

10. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen

Nach dem derzeit geprüften Funktionsstand trifft Wohn365 keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Interne Statusanzeigen und Auswertungen können der organisatorischen Unterstützung dienen; eine darüber hinausgehende automatisierte Entscheidungsfindung müsste vor Einführung gesondert geprüft und erläutert werden.

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Rechtsgrundlagen oder tatsächliche Datenverarbeitungen ändern.